PERSONAL DATA PROTECTION ACT 2010 (PDPA)
PRIVACY NOTICE

Over and above of your interests that we strive to protect, we value your privacy which we hold confidentially in protecting your personal information, personal data, etc in compliance with our code of ethic and with the laws of Malaysia (including but not limited to the Personal Data Protection Act 2010).

Your personal information, personal data, etc. shall only be collected in accordance with such laws and this Privacy Notice serves as notice to you in relation to such processes or usage.

This Privacy Notice shall depose:

• The type of personal information we collect and how we collect it
• How we use your personal information
• The parties that we disclose the personal information to
• The choices we offer, including how to access and update your personal information

For the purposes of this Privacy Notice, please note that ‘Personal information’ refers to any information which relates directly or indirectly to you and/or your transactions with us. This information includes your name, address, occupation, contact details, the details of your account(s) with various authorities, the nature, causes, progress and outcome of the services subscribed to and such other necessary information regarding yourself and your transaction(s) with us. For the avoidance of doubt, please note that this Privacy Notice is applicable only if you are an individual.

1. Collection Of Personal Information

For the purposes of completing the tasks so required on us via your engagement of our services, we may need to and/or may be required to collect, record, hold, use, disclose and store (i.e. ‘process’) personal information about you, including but not limited to:

1. personal information to establish your identity and background;
2. personal information to establish your various standings including but not limited to creditworthiness, financial standings, tax information, criminal records, solvency, etc.; and/or
3. personal information (whether or not belonging to you) that you provide when you engage us for any of our services

We may obtain this information from yourself and from a variety of sources, including but not limited to:

1. through your relationship with us, for example information provided by you in any consent, when using our services, and during financial reviews;
2. through your verbal and written communications with us and/or our authorised agents;
3. from an analysis of the way the past transactions you had with us;
4. from third parties connected with you, such as employers, employees, assistants, family members, friends, and security providers, subject to your prior consent; and/or
5. from such other sources in respect of which you have given your consent to disclose information relating to you and/or where not otherwise restricted.

In the event there are information about another person so being given by you to us, we shall be collecting the same from you on such belief that you are dispersing such information to us with express consent of that other person for such process of his/her personal information and data.

2. Processing And Utilising Your Personal Information

Other than as stated above, we may use your personal information for one or more of the following purposes:

1. to assess your engagement for our products and services;
2. to verify your financial standing through credit reference/reporting checks;
3. to provide you with services incidental or in relation to that you have engaged us for;
4. to improve our services and to develop new services;
5. to notify you about benefits and changes to the features of our services;
6. to respond to your enquiries and to generally provide advices and solution to your queries;
7. to update, consolidate and improve the accuracy of our records;
8. to produce data, reports and statistics which have been anonymised or aggregated in a manner that does not identify you as an individual;
9. to meet the disclosure requirements of any law binding on us;
10. to transfer or assign our rights, interests and obligations under any of your engagements with us;
11. to protect or enforce our rights to recover any debt owing to us;
12. to enforce rights and/or obtaining legal advice;
13. to conduct anti-money laundering checks; for crime detection, prevention and prosecution; to comply with any sanction requirements; and/or
14. for any other purpose that is required or permitted by any law, regulations, guidelines and/or relevant regulatory authorities.

Please be assured that we will ask for your consent before using your personal information for a purpose other than those that are set out in this Privacy Notice and in the privacy terms in your agreement(s) with us.

3. Disclosure Of Your Personal Information

As a part of providing you with our services and the management and/or operation of the same, we may be required or need to disclose information about you with us to the following third parties:

1. companies and/or organisations that act as our agents, affiliates, joint solicitors, joint advocates, co-counsels, advisers, etc.;
2. companies and/or organisations that assist us in processing and/or otherwise fulfilling services that you have requested;
3. your advisers (including but not limited to accountants, auditors, lawyers, financial advisers or other professional advisers) where authorised by you;
4. any other person notified by you as authorised to give instructions or to acquire information about the services on your behalf;
5. any rating agency, insurer or insurance broker or direct or indirect provider of credit protection;
6. any local authorities, utilities provider, authorities or organisations required for acquisition of relevant information, consent, confirmation, etc.;
7. any person connected to the enforcement or preservation of any of our rights under your agreement(s) with us,

subject at all times to any laws (including regulations, guidelines and/or obligations) applicable to us (whether in or outside Malaysia). The aforementioned third parties may in some instances be located outside of Malaysia.

We will otherwise treat your personal information as private and confidential and will not disclose your information to anyone outside our organisation except:

1. where you have given permission;
2. where we are required or permitted to do so by law;
3. where required or authorised by any order of court, tribunal or authority, whether governmental or quasi-governmental with jurisdiction us;
4. where we may transfer rights and obligations pursuant to our agreement(s) with you; and/or
5. where we are required to meet our obligations to any relevant regulatory authority (whether in or outside Malaysia).

4. Security Of Your Personal Information

Information is our asset and therefore we place great importance on ensuring the security of your personal information.

Our lawyers, supporting staffs, students reading in chambers are trained to handle the personal information securely and with utmost respect, failing which they may be subject to disciplinary action.

5. Retention Of Your Personal Information

We will retain your personal information in compliance with this Privacy Notice and/or the terms and conditions of your agreement(s) with us for the duration of your relationship with us, for such period as may be necessary in compliance with all necessary guidelines or as may be deemed necessary, where otherwise required by the law and/or where required by our internal policies.

6. Incomplete Personal Information

Where indicated, it is obligatory to provide your personal information to us to enable us to process your application for our products or services. Should you decline to provide such obligatory personal information, we may not be able to provide you with our services.

7. Your Rights To Access And Correct Personal Information

Where you wish to have access to your personal information in our possession, or where you are of the opinion that such personal information held by us is inaccurate, incomplete, misleading or not up-to-date, you may make a request to us via the contact method in Section 10 below.

We will use reasonable efforts to comply with your request to access or correct your personal information upon receiving your request and the relevant processing fee (if any).

Please note that we may have to withhold access to your personal information in certain situations, for example when we are unable to confirm your identity or where information requested for is of a confidential commercial nature or in the event we receive repeated requests for the same information. Nevertheless, we will notify you of the reasons for not being able to accede to your request.

Please also note that we may use its discretion in allowing the corrections requested and/or may require further documentary evidence of the new information to avoid fraud and inaccuracy.

You can also assist us to keep your personal information (such as your current mailing address) up to date, to enable us to serve you better.

8. Limiting The Disclosure, Retention And Use Of Your Personal Information

Subject always to our contractual rights and obligations under relevant laws and regulations, you may impose a limit in respect of the disclosure, retention and use of your personal information. Should you wish to do so, kindly contact us at the address/telephone number/e-mail address given at Section 10 below.

9. Revisions To Privacy Notice

This Privacy Notice may be revised from time to time. Notice of any such revision will be given on our website and/or by such other means of communication deemed suitable.

10. Contacting C.S. Tang & Co.

Should you have any query in relation to this Privacy Notice or how we handle your personal information, kindly contact our Personal Data Liaison Officer at the following contact points:

AKTA PERLINDUNGAN DATA PERIBADI 2010 (PDPA)
NOTIS PRIVASI

Selain daripada kepentingan kamu yang kami lindungi, kami menghargai privasi anda di mana kami memegang secara sulit dalam melindungi maklumat peribadi dan data peribadi anda berdasarkan kepada kod etika kami dan undang-undang berkenaan (termasuk tetapi tidak terhad kepada Akta Perlindungan Data Peribadi 2010).

Maklulmat peribadi, data peribadi anda hanya akan dikumpul berdasarkan kepada undang-undang berkenaan dan Notis Privasi ini adalah dianggap sebagai notis kepada anda atas proses atau penggunaannya.

Notis Privasi ini menerangkan:

• Jenis maklumat peribadi yang kami kumpulkan serta cara kami mengumpul maklumat peribadi tersebut
• Bagaimana kami menggunakan maklumat peribadi anda
• Pihak-pihak yang kami mendedahkan maklumat peribadi anda
• Pilihan yang kami tawarkan, termasuk cara mengakses dan mengemaskinikan maklumat peribadi

Bagi tujuan Notis Privasi ini, sila ambil perhatian bahawa “Maklumat Peribadi” merujuk kepada apa-apa maklumat yang berkaitan secara langsung atau tidak langsung dengan anda dan/atau transaksi anda dengan kami. Maklumat ini merangkumi nama anda, alamat, pekerjaan, maklumat untuk menghubungi anda, butiran akaun dengan pelbagai pihak-pihak berkuasa yang berkenaan, asas, kausa, perkembangan dan keputusan sesuatu perkhidmatan yang dilantik dan apa-apa maklumat lain yang perlu mengenai diri anda dan transaksi anda dengan kami. Untuk mengelakkan keraguan, sila ambil perhatian bahawa Notis Privasi ini hanya berkenaan jika anda seorang individu.

1. Jenis Maklumat Peribadi Cara Kami Mengumpul Maklumat Peribadi

Untuk membolehkan kami mengendali tugas yang diminta melalui perlantikan perkhidmatan kami, kami mungkin perlu dan/atau mungkin diperlukan untuk mengumpul, merekod, memegang, menggunakan, mendedahkan dan menyimpan (iaitu “memproses”) maklumat peribadi anda, termasuk tetapi tidak terhad kepada:

1. maklumat peribadi untuk mengesahkan identiti dan latar belakang anda;
2. maklumat peribadi untuk mengesahkan pelbagai kedudukan anda, termasuk dan tidak terhad kepada, kepercayaan kredit, kedudukan kewangan, informasi taksiran, rekod jenayah, kesolvennan, dll; dan/atau
3. maklumat peribadi (mahupun kepunyaan anda atau tidak) yang anda berikan apabila anda melantik kami untuk mana-mana perkhidmatan kami.

Kami mungkin mendapatkan maklumat ini daripada anda dan daripada pelbagai sumber, termasuk tetapi tidak terhad kepada:

1. melalui hubungan anda dengan kami, contohnya maklumat yang diberikan oleh anda dalam kebenaran yang anda berikan, apabila menggunakan perkhidmatan kami, dan semasa ulasan kewangan;
2. melalui komunikasi lisan dan bertulis anda dengan kami dan/atau ejen kami yang diberi kuasa;
3. dari analisis transaksi terdahulu anda dengan kami;
4. daripada pihak ketiga berkaitan dengan anda, seperti majikan, pekerja, penolong, ahli keluarga, rakan, dan pembekal perkhidmatan, tertakluk kepada persetujuan anda;dan/atau
5. daripada apa jua sumber lain dari mana anda telah memberikan persetujuan anda untuk mendedahkan maklumat berkaitan dengan anda dan/atau di mana ia sebaliknya tidak dihadkan.

Jikalau adanya maklumat atau data berkenaan dengan orang lain yang diberikan kepada kami oleh anda, kami mengumpul maklumat tersebut daripada anda dengan kepercayaan bahawa anda membekalkannya kepada kami dengan kebenaran ekspres daripada orang lain tersebut untuk diproseskan.

2. Bagaimana Kami Menggunakan Maklumat Peribadi Anda

Selain daripada yang dinyatakan di atas, kami mungkin menggunakan maklumat peribadi anda untuk satu atau lebih tujuan berikut:

1. untuk menilai perlantikan anda untuk perkhidmatan kami;
2. untuk mengesahkan kedudukan kewangan anda melalui pemeriksaan rujukan/laporan kredit;
3. untuk menyediakan perkhidmatan yang bersampingan dan berkaitan dengan tersebut yang anda melantikkan;
4. untuk memperbaiki perkhidmatan kami dan untuk menyediakan perkhidmatan yang baru;
5. untuk memberi notifikasi kepada anda mengenai manfaat dan perubahan kepada ciri-ciri perkhidmatan;
6. untuk membalas pertanyaan dan aduan anda dan secara amnya menyelesaikan pertikaian;
7. untuk mengemas kini, menyatukan dan memperbaiki ketepatan rekod kami;
8. untuk menghasilkan data, laporan dan statistik yang telah dikumpulkan tanpa maklumat peribadi atau dengan secara agregat tanpa mengenal pasti anda sebagai seorang individu;
9. untuk memenuhi keperluan pendedahan seperti yang dikehendaki oleh apa jua undang-undang yang mengikat kami;
10. untuk memindahkan atau memberikan hak, kepentingan dan kewajipan kami di bawah mana-mana perjanjian anda dengan kami;
11. untuk melindungi atau menguatkuasakan hak kami untuk mendapatkan kembali apa jua yang terhutang kepada kami;
12. Untuk melaksanakan hak dan/atau mendapati nasihat undang-undang;
13. untuk menjalankan pemeriksaan pencegahan pengubahan wang haram;untuk pengesanan, pencegahan dan pendakwaan jenayah; untuk mematuhi mana-mana syarat saksi; dan/atau
14. bagi apa-apa tujuan lain yang dikehendaki atau dibenarkan oleh mana-mana undang-undang, peraturan, garis panduan dan/atau pihak berkuasa yang berkenaan.

Sila yakin bahawa kami akan meminta kebenaran anda sebelum menggunakan maklumat peribadi anda untuk tujuan selain daripada yang dinyatakan di dalam Notis Privasi ini dan dalam terma privasi mana-mana perjanjian anda dengan kami.

3. Pendedahan Maklumat Peribadi Anda

 Sebagai sebahagian daripada menyediakan anda dengan produk dan perkhidmatan kami dan pengurusan dan/atau operasinya, kami mungkin dikehendaki atau perlu mendedahkan maklumat mengenai anda kepada pihak-pihak ketiga berikut:

1. syarikat dan/atau organisasi yang bertindak sebagai agen, ahli gabungan, peguamcara bersesama, peguambela bersesama, kaunsel bersesama dan/atau penasihat;
2. syarikat dan/atau organisasi yang membantu kami dalam memproses dan/atau sebaliknya memenuhi transaksi yang anda minta;
3. penasihat anda (termasuk tetapi tidak terhad kepada akauntan, juruaudit, peguam,penasihat kewangan atau penasihat profesional yang lain) di mana kebenaran diberikan oleh anda;
4. mana-mana pihak lain yang anda telah memaklumkan kepada kami sebagai mempunyai kuasa untuk memberi arahan atau menggunakan akaun/fasiliti atau produk atau perkhidmatan bagi pihak anda;
5. mana-mana agensi penarafan, penanggung insurans atau broker insurans atau pembekal langsung atau tidak langsung perlindungan kredit;
6. mana-mana pihak berkuasa, pembekal utiliti, otoriti atau organisasi yang berkenaan untuk mendapatkan maklumat selanjut, kebenaran, pengesahan, dll; dan/atau
7. mana-mana pihak yang berkaitan dengan penguatkuasaan atau pemeliharaan mana-mana hak kami di bawah perjanjian anda dengan kami,

tertakluk pada setiap masa kepada undang-undang (termasuk peraturan, garis panduan dan/atau kewajipan) berkaitan dengan kami (sama ada di dalam atau di luar Malaysia). Pihak-pihak ketiga yang disebutkan di atas boleh dalam keadaan tertentu terletak di luar Malaysia.

Kami sebaliknya akan menganggap maklumat peribadi anda sebagai sulit dan peribadi dan tidak akan mendedahkan maklumat anda kepada sesiapa sahaja di luar organisasi kami kecuali:

1. di mana anda telah memberi kebenaran;
2. di mana kami dikehendaki atau dibenarkan untuk berbuat demikian oleh undang-undang;
3. dimana dikehendaki atau dibenarkan oleh perintah mahkamah, tribunal atau pihak berkuasa, sama ada kerajaan atau separa-kerajaan yang mempunyai bidang kuasa ke atas kami;
4. di mana kami mungkin memindahkan hak dan obligasi menurut perjanjian kami dengan anda; dan/atau
5. di mana kami diperlukan untuk memenuhi kewajipan kami kepada mana-mana pihak berkuasa yang berkenaan (sama ada di dalam atau di luar Malaysia).

4. Keselamatan Maklumat Peribadi Anda

Maklumat anda adalah aset kami dan oleh itu, kami meletakkan kepentingan yang besar dalam memastikan keselamatan maklumat peribadi anda.

Peguam, kakitangan sokongan, pelajar dalam kamar kami telah dilatih untuk mengendalikan maklumat peribadi dengan selamat dan dengan penuh hormat dan sekiranya gagal berbuat demikian, mereka mungkin tertakluk kepada tindakan disiplin.

5. Penyimpanan Maklumat Peribadi Anda

Kami akan menyimpan maklumat peribadi anda selaras dengan Notis Privasi ini dan/atau terma dan syarat perjanjian anda dengan kami bagi tempoh hubungan anda dengan kami, bagi tempoh yang diperlukan untuk melindungi undang-undang dan/atau jika dikehendaki oleh polisi dalaman kami yang berkenaan.

6. Bagaimana Jika Maklumat Peribadi Yang Anda Berikan Adalah Tidak Lengkap?

Di mana ia dinyatakan, ia adalah wajib untuk memberikan maklumat peribadi anda kepada kami untuk membolehkan kami memproses permohonan anda untuk produk atau perkhidmatan kami. Sekiranya anda enggan memberikan apa-apa maklumat peribadi yang wajib tersebut, kami mungkin tidak dapat membekalkan anda dengan perkhidmatan kami.

7. Hak Anda Untuk Mengakses Dan Membetulkan Maklumat Peribadi Anda

Jika anda ingin mengakses maklumat peribadi anda dalam milik kami, atau di mana anda berpendapat bahawa maklumat peribadi tersebut yang dipegang oleh kami adalah tidak tepat, tidak lengkap, mengelirukan atau bukan terkini, anda boleh membuat permohonon kepada kami dengan menghubungi kami seperti pada Seksyen 10 di bawah.

Kami akan menggunakan usaha yang munasabah untuk mematuhi permintaan anda untuk mengakses atau membetulkan maklumat peribadi anda dalam tempoh 21 hari dari tarikh penerimaan permintaan anda dan yuran pemprosesan yang berkaitan (jika ada).

Sila ambil perhatian bahawa kami mungkin perlu menahan akses kepada maklumat peribadi anda dalam keadaan tertentu, contohnya apabila kami tidak dapat mengesahkan identiti anda atau di mana maklumat yang diminta adalah bersifat komersial yang sulit atau sekiranya kami menerima permintaan berulang untuk maklumat yang sama. Walau bagaimanapun, kami akan memberitahu anda sebab-sebab kami tidak dapat memenuhi permintaan anda.

Sila ambil perhatian bahawa kami mungkin menggunakan budi bicaranya untuk membenarkan pembetulan yang diminta dan/atau mungkin menghendaki keterangan dokumentari lanjut bagi maklumat yang baru tersebut untuk mengelakkan penipuan dan ketidaktepatan.

Anda juga boleh membantu kami untuk memastikan maklumat peribadi anda (seperti alamat semasa anda) adalah terkini, kerana ia akan membolehkan kami untuk melayani anda dengan lebih baik.

8. Membuat Pilihan Berkaitan Pendedahan, Penyimpanan Dan Penggunaan Maklumat Peribadi Anda

Tertakluk sentiasa kepada hak kontraktual dan kewajipan kami di bawah undang-undang dan peraturan yang berkenaan, anda boleh menggunakan pilihan anda yang berkaitan dengan pendedahan, penyimpanan dan penggunaan maklumat peribadi anda. Sekiranya anda ingin berbuat demikian, sila hubungi kami di alamat/nombor telefon/alamat e-mel yang dinyatakan pada Seksyen 10 di bawah.

9. Semakan Semula Notis Privasi

Notis Privasi ini mungkin disemak semula dari semasa ke semasa. Notis sebarang semakan semula tersebut akan diberikan di laman web kami dan/atau dengan apa-apa cara komunikasi yang lain yang dianggap sesuai.

10. Menghubungi C.S. Tang & Co.

Sekiranya anda mempunyai sebarang pertanyaan berkaitan dengan Notis Privasi ini atau cara kami mengendalikan maklumat peribadi anda, sila hubungi Pegawai Perhubungan Data Peribadi kami seperti berikut: